Det er ikke bestandig like enkelt å få tak i og sammenfatte den informasjonen som finnes og som skal registreres. Ofte er det “litt her og der” på diverse tegningsfiler, Excelfiler, hjemmelagde databaser og noe finnes også i hodet på diverse nøkkelpersoner. I de 2 neste avsnittene vil du finne tips om hvordan dette kan registres på enklest mulig måte.
Standard importering av data: Mye av det som eksisterer i Excelfiler og databaser kan importeres direkte etter en del forarbeide. Hent det som hentes kan inn i Excel, bearbeid det, sett på kolonnekoder, lagre det som TAB separert tekstfil og importer det inn i Telemator med menyvalg Import/Eksport - Eksporter/Importer tabeller via TAB fil. Se Eksporter/Importer tabeller….
Konverterings-program: Informasjon som blir for komplisert å konvertere på denne standardmåten kan MX Data være behjelpelig med å lage egne konverteringsprogram for.
Mangelfull informasjon: Informasjon som er for mangelfull må registreres manuelt. Det finnes flere funksjoner i Telemator får å gjøre den manuelle registreringen enklest mulig.
Der det er veldig mangelfullt grunnlag kan du registrere det du finner ut av og deretter eksportere det til en eller flere TAB separerte filer som du tar inn i Excel. Send filene til de nøkkelpersonene som sitter med informasjonen å be de fylle ut det som mangler. Importer deretter dette tilbake til Telemator.
Ofte er det imidlertid like lurt at disse personene jobber direkte i Telemator.
Tips for: Hvis du er i den situasjonen at du har registrert alle punkt og fiberkabler i et område, men har for dårlig informasjon om fiberskjøtene, kan du skrive ut maler for alle skjøtene. Deretter ber du de som sitter med kunnskapene om å fylle de ut med hvilke fibere som er skjøtt og hvilke som går i tamp. Benytt enten menyvalg Import/Eksport - Eksporter mal for manuell tegning av fiberskjøt eller Utskrifter - Valgt punkt - Punktkort og hak av for alternativ “Mal for manuell tegning av fiberskjøt”. Bruk arkfanen “Serie” i dialogen for å tilpasse utskriften for å velge ut alle punktene du vil skrive ut malen for.
Elektroentreprenører og andre som utfører installasjoner i ditt nett skal også levere dokumentasjon på det de har gjort. Dokumentasjonen leveres på mange forskjellige format, både som filer med tegninger, regneark og databaser og noen ganger skrevet for hånd på et papir.
Strukturen i det er forskjellig fra leverandør til leverandør og ofte viser det seg dessverre at denne dokumentasjonen både inneholder feil og er mangelfull.
Excelmal for innsamling av informasjon: For å få en enhetlig struktur på den informasjonen som skal registreres i Telemator har MX Data utviklet en mal i Excel som kan hentes på MX Datas hjemmeside på Internett. Se mer under Demoer og andre nyttige filer på WEB.
Fordelen med malen er at den krever minimalt med opplæring for å brukes (de fleste kan bruke Excel) samtidig som den viser brukeren hva som skal registreres slik at man får med alle relevante opplysninger allerede fra begynnelsen.
Filen inneholder et ark med bruksanvisning, et ark med standard for navnsetting av punkt ID, kabel ID og linje ID samt diverse ark for registrering av punkt, kabler, linjer og hvilke linjer som går på de forskjellige par/fibre i kablene.
Malen må tilpasses: Malen er ment å være et utgangspunkt og må justeres for hver enkelt bedrift som skal bruke den til innsamling av informasjon.
Det som må tilpasses i malen er:
1. Arket med standardene. Beskriv bedriftens standarder.
2. Registreringsarkene. Slett ark og kolonner i de forskjellige arkene som ikke er aktuelle å bruke.
Send malen: Send deretter malen til de som skal gjøre en installasjonsjobb for din bedrift. Dette kan gjerne sendes som et vedlegg til en e-post.
Når du mottar malen i retur: Når du mottar malen i retur ferdig utfylt lagrer du hvert ark som TAB separert tekst (egen knapp i regnearket for det). Deretter importerer du de forskjellige filene inn i Telemator med menyvalg Import/Eksport - Eksporter/Importer tabeller via TAB fil.